いつもしもCafe

家族の予定管理、どうしてる?もしもの時も慌てない情報共有の仕方

2020年11月18日

ファミリーカレンダー
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「理想の防災vs現実の日常」の本音トーク座談会を不定期で開催している「いつもしも」スタッフたち。

それとは別に、打ち合わせの流れでプチ座談会状態になってしまうことも…防災は生活と直結しているので、普段の生活のちょっとしたグチやストレスに話題が飛びがちなんです。

でも、もちろんそのままでは終わりません!

三人寄ればなんとやら、解決するアイデアもあちこちから出てきます。
中には防災にも生かせそうなものもたくさん。

せっかくなので、そんなプチ座談会を「いつもしもCafe」として公開することにしました。

「いつも」の生活をラクにしながら、「もしも」の対策もできちゃいます。

座談会よりさらにゆるっと、お茶を一杯飲むような気軽さでお楽しみください♪

今回のテーマは「家族間の情報共有」
解説その他は、元IT系のノマリが担当します!
※わかりやすさを重視してますので、かなり砕けた説明になっていることをご了承ください。

▼じっくり防災トーク!座談会はこちら♪

教えて!リマインダー[動的に通知してほしい情報]

ことの発端は、ローリングストックについて話していた時のこんなお話し。

ローリングストックの課題って、やっぱり見直しのタイミングだよね。
ですね…まとめ買いして一気に期限切れが来ると、消費が間に合わなかったり。
そうなんだよね~
トコさんは「賞味期限が近いものボックス」を設置してたよね?あれはどのタイミングでやってるの?

 

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リマインダーに登録しているよ。
通知が来たら、子どもと一緒にボックスを持って家の中のストック場所を回るの。

リマインダーとは

リマインダーとは、思い出させてくれる(=リマインド[remind])アプリのことです。あらかじめ登録した情報を、登録したタイミングで知らせてくれます。

スケジュール管理

備蓄の見直しにリマインダーね!いいね、登録しとくと忘れなくて良さそう。
ちなみに、リマインダーってどんなの使ってる?
私はiPhone標準のカレンダーを使ってるよ。
私はGoogleカレンダー。夫と共有して見られるように。
私はTimeTree(タイムツリー)派!見事にバラバラだね~(笑

TimeTree画面スクショ

あ、でも単純なリマインダーじゃなくてカレンダー使ってるのは一緒だね。
ほんとだ!予定が決まってるものは、カレンダーに予定を登録→通知設定がわかりやすいよね。

導入のきっかけ

Andoroid&iphone標準カレンダー画面スクショ

みよしさんは?スケジュール管理に使ってるものある?
使うとしたらAndroid標準のカレンダーですけど、カレンダー自体をあまり使わないですね…やっぱりお子さんがいると必要ですか?
それはそうかも。子ども一人なら手帳でなんとかなったけど、下の子が幼稚園に入ってから使い始めた気がする。
習い事も登録するしね。お休みの週とかあるから、登録しとかないと忘れる(笑。
子どもの行事がある日をあらかじめ入れておくと、夫も仕事の調整がしやすいみたい。
カレンダーは、先の予定が見やすかったり、日付単位での重複がパッと見ただけでわかったりするのがいいよね。
「その日はダメって言ったじゃん!」みたいな夫婦げんかもこれで回避できる(笑

Todoリスト・タスクリスト

じゃあ、はっきりとした日程が決まってない、たとえば「買い物リスト」とか「銀行に行く」みたいなタスクはどうしてる?
私はiPhone標準のリマインダーかな。iOS13から、位置情報と連動させて「ここに着いたら通知する」っていう設定ができるようになったんだよ。

iPhone標準リマインダー画面スクショ

それいいね!「スーパーに着いたら買い物リストを通知」とか「園に着いたら先生に確認したいことリストを通知」とか、いろいろ使えそう。
私は、リストという形ではなくて、スマホのホーム画面に貼れる付箋アプリを使ってます。

メモ帳ウィジェット

ジャッキーだ!可愛い~。Androidはデスクトップにスペースがあるのがいいですよね!
iPhoneも、iOS14からホーム画面にウィジェットを追加できるようになったけど、まだ使いこなせてない…

ウィジェットとは

ウィジェットとは

ウィジェット[widget]とは、画面を構成するパーツのことで、スマートフォンではホーム画面に設置できる簡易アプリを指します。最低限の情報を、アプリを起動することなく確認することができるので便利です。

「ちょっとした情報も確認できるアイコン」もしくは「最低限の情報を確認できるミニ版アプリ」と思ってください。

私は、個人的なTodoにはEvernote(エバーノート)だなー

ただ、いろいろ使ってると通知があちこちからきて埋もれちゃうことない?

あるある!
「いつもしも」を担当し始めてから防災で見直したいことが増えたんだけど、やっぱり日々のタスクに埋もれてっちゃうのが気になって。最近、思い切って防災のタスクだけ別のアプリで管理することにしたの。
アプリ内で分けるんじゃなくて、アプリそのものを別のものにしてるってこと?
そうそう。mizutamaTODO防災タスク専用にした。デザインが可愛いのを選んで、気分を上げてく作戦(笑

mizutamaTODO画面スクショ

可愛い!気分上げるの大事ですよね。「やらなきゃいけないこと」が溜まってると、精神的に負担ですし。
目的でアプリを分けるのもいいね!考えたことなかった。私は、優先度というか緊急度で使い分けてて、低いものはメモ帳、高いものはリマインくんを使ってる。

リマインくん画面スクショ

「リマインくん」って初めて聞きました!アプリですか??
ううん、アプリじゃなくてLINEのアカウント。「リマインくん」と友達になって、会話形式でタスクと通知時間を登録するの。友達からの通知だから、指定の時間にLINEのメッセージという形でリマインドが届くよ。
えー!いいね!LINEなら読むな。
でしょ?あまりに便利だから、タイマー代わりにも使っちゃう。ランチの時のカップラーメン用とか。いつもしも編集部、みんな集中して執筆してるとものすごく静かだし(笑
全然気にしてませんよ(笑
そう言ってくれるのはわかってるんだけど、やっぱり気が引けて(笑

普通のタイマーだと止めるまで鳴り続けちゃうけど、リマインくんはメッセージが通知されるだけ。席を外していて止め損なってもずっと鳴らしてしまう心配がないのが嬉しい。

後から見返すメモ機能[静的に保存しておく情報]

そういえば、共有したい情報って、通知が必要なものだけじゃないじゃない?とにかく保存しておいて、必要に応じて見たいものってどうやって管理してる?
そこはやっぱりメモ帳かな。

メモ帳アプリ

やっぱり?メモ帳アプリもいろいろあるわけだけど、おすすめある?

Evernote画面スクショ

夫と共有したいことはiPhone標準のメモ帳で、個人的なメモは、▲防災以外のTODOと合わせてEvernote(エバーノート)かな。
私もiPhone標準のメモ帳ですね。
私は、トコさんと同じEvernote使ってます。
Evernoteってどう?過去に使おうとしたことがあるんだけど、使いこなせなくて挫折したんだよー。しかも何度も(笑
結構前から使ってるからかもしれないけど、私は使いやすいよ。ただ、Todoとメモ帳っていう最低限の機能しか使ってないかな。
私もです。Webページのクリップ(保存)とかもできますけど、あまりやってないですね…
そうなんだ。でも、iPhone標準のシンプルなものよりいい?
パソコンと同期がしやすいのは大きいかも。元はパソコンで使ってたから。あと、標準アプリだとスマホの機種に依存しがちだから、機種変更のときに大変なんだよね。
それはあるねー。うちは私がiPhoneで夫がAndroidだから、共有したい情報に標準アプリは使わないかな。
そっか、そうだよね。
ちなみに、メモ帳にはどんな情報を保存してるの?
宅配サービスで頼むものリストとか?実家の住所とか親戚情報もメモ帳に保存してる。連絡先に入れるより一覧で見られて便利だから。
私は支払いメモにも使うよ。
お金系ね!口座情報とか、親戚の子どものお年玉リストも保存してる。誰にどれだけあげたかとか。
お年玉リスト大事!誰からいくらもらったかも合わせて記録しておくと、翌年焦らなくて済むんだよね。

アナログも根強い人気・紙と管理

デジタルも便利なんだけど、個人的にはアナログなノートが一番しっくりくるかな。結婚当初からいろいろ書き留めてきてるから、何かあったらそれを見返すことが多い。

家計簿等の管理ノート

え!すごい!ずっと?
うん。普通の大学ノートなんだけど、もう10冊以上。
えるふ家の歴史が詰まってるんだねぇ。
子どもにも、何かあったらこれ見なさい、って言うかな。
それはいいねー!デジタルは便利だけど、停電したり充電が切れたりすると見られなくなるから、紙は強いよね。見返す楽しさもあるし。
うちも、共有しておきたい情報は目につくところに貼っておくことが多いかなぁ。

タクシーリスト

感染症の座談会の時に紹介してくれてましたね!
うん。休日診療とか、緊急時に探す手間が省けるのは大きい。
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おたより管理、どうしてる?

紙と言えば子どものお便りもあるよね!園から習い事から、管理が大変
ほんとそれ!枚数も多いし、サイズがバラバラでA4だったりB5だったり(泣
兄弟がいると、さらに2倍3倍…!

ファイリング&掲示

大変そうですね~(笑
やっぱり見えるところに貼ってますか?
月間予定と給食の献立表は貼っておくけど、その他はクリアファイルに入れちゃうかな。
うちも、ファイルケースに入れてる。すぐいっぱいになっちゃうけど…

園のおたより管理

うちは、幼稚園の方がここ数年で急にデジタル化して、ついに紙のおたよりが希望者だけになったよ。おたよりも欠席連絡も全部ログイン制のアプリを通してる。
外出時に見られるのは便利ですよね。
そうなの。家族を招待することもできるから、夫もアプリでいろいろ確認してくれて、すごく助かってる。

データ化するならクラウドストレージを使おう

小学校の方がそのへんは遅れてて、仕方ないから自分でスキャンしてデータ化してるよ。
スキャンってどうやってるの?スキャン機能のあるプリンターとか?
クラウドサービスのアプリと言ったらいいのかな?アプリから起動したカメラでプリントを撮影するとPDFファイルに変換してくれるから、それをアップロードしてる。仕事でも使ってるDropbox(ドロップボックス)をプライベートでも使ってて。

書類とか、情報量の多いものをデータとして保存するなら、クラウドストレージを使うといいよ。

Dropbox画面スクショ

クラウドストレージとは

ストレージ[storage]は保管、貯蔵を意味する単語で、電子機器においては「データの保存場所」と思ってください。パソコンのハードディスクにあたります。スマホの32G/64Gといった容量もストレージを表します。

クラウド[cloud]は雲。なぜ雲なのかは諸説あるので置いておいて、「実態はよくわからないけど、世界中どこからでも見える(アクセスできる)、大きな何か」くらいに思ってください。クラウドストレージのことを略して「クラウド」と呼ぶこともあります。

クラウドストレージは、その「大きな何か」の中のレンタルスペースだと考えるとわかりやすいかも。なんらかのサービスに登録することで、部屋番号(アカウント)と鍵(パスワード)を得て、スペース(ストレージ)を使えるようになる、というイメージです。無料ならスペースに限りがありますし、お金を払えば広い場所を借りられます。

プリントのデータ化はあんまりやらないなぁ。
そうなんだ!プリント溜まって邪魔じゃない?
邪魔だよ(笑!
そして探せない…
そうなるよね(笑
うちも~!最近は塾の分もあるから、気づくとクリアファイルが分厚くなってる…
捨て時が難しそうですね…
そうなんですよ。あれもこれも一応取っておこう…ってなっちゃう人には、やっぱりデータ化がおすすめかな。探しやすいし。

ファイルの保存は

別のクラウドサービスだけど、私はパソコンで作ったExcelファイルなんかはDropboxじゃなくてGoogleドライブを使ってるの。

Googleドライブ画面スクショ

Dropboxと、どう使い分けてるの?
Dropbox無料プランだと容量が2Gまでで少なくて、PDFとか画像とか見るだけのファイルを置いてるの。Googleドライブの方は、無料だと15Gまで使えるし、MicrosoftのOfficeで作ったファイルの編集が簡単にできて便利なんだよ。
ExcelはGoogleドライブのスプレッドシートと互換性ありますもんね。
そうそう。すごい昔の話になっちゃうけど、結婚式の招待者とか、一緒に編集してほしいファイルがあったらGoogleドライブにアップして夫と共有してた。
結婚式~!情報共有大事なやつね!!
でしょ(笑?
いまは、子どものイベントの詳細を伝えたいときに「これ見といて~」ってLINEに添付するくらいだから、Dropboxが多いけど。ファイルにしておくと、送るだけでいいからいちいち文字で打つ手間が省ける(笑
どっちもGoogleドライブじゃダメなの?
全然ダメじゃないよ~。画像やPDFをGoogleドライブに上げてる人もたくさん居ると思う。ただ、ちょっと使う分にはDropboxの方がラクなんだよ。
そうなの??
うん。Googleドライブだと、わざわざブラウザ開いてログインしなきゃいけないんだけど、Dropboxは、Windowsだとエクスプローラーでファイルを移動する感覚で使えるでしょ?

Dropbox_Explorer画面スクショ

あ、たしかに!クラウドに保存してる、ってあまり意識しなくても使えてるかも。
ほかにも、AppleのiCloud(アイクラウド)とかMicrosoftのOneDrive(ワンドライブ)とか、いろんなクラウドストレージのサービスがあるから、使いやすさと管理のしやすさのバランスで決めていいと思うよ~

子どもとの情報共有方法

ところで、ここまで話してきたのって、大人もしくはスマホやパソコンが使える年齢以上の子どもとの情報共有の話だよね。
ですね。
じゃあさ、子どものとの日々の情報共有ってどうしてる?今日は習い事の日だよとか、4時間授業だよとか。
朝、口で言うかなぁ。
うちも口頭~。上の子はキッズケータイ使えるし、下の子も、いまは夫がほぼテレワークで家に居るからすれ違いが発生しづらい

キッズケータイ、GPS…子どもに持たせるもの

そっか、いつも大人が居るって安心感あるよね。コロナ禍の数少ないメリット(笑
キッズケータイは、電話だけ?高学年になると、メールも普通にできる?
メールできるね~。昔の携帯メールみたいな簡単なものだけど。電話やメールの相手は登録した人だけに制限できるし、電話の発信操作をしたら通知が来るようにもできるよ。
へえ~そんな設定もできるんだね!
通知は、登録した人全員に来るの?
ううん、それは別で設定できる。じいじばあばとはメールできるけど、電話の通知は必要ないから外してる
設定を分けられるのはいいですね!学校にも持って行ってるんですか?
学校は、基本的には携帯の持ち込み禁止しているから持たせてないかな~。主に習い事用だね。
小学校高学年くらいになると、スマホ持つ子も出てくるよね。うちはまだケータイ持たせると浮かれて何するかわからないから、シンプルなGPSを持たせてるよ。
いろいろあるんだね…そのあたり、いますごく気になってるから、いろいろ聞きたい!
子どもを見守るためのグッズやサービスもいろいろありそうですよね。また別の機会に詳しく話しましょうか。
賛成!
近日中にぜひやろう(笑
子どもとの連絡手段については改めてご報告しますので、しばしお待ちください!

みんなの今日の予定は?子どもに知らせるためのホワイトボード

持たせるものとは別なんだけど、うちは子ども用に、食卓のすぐ隣に小さなホワイトボードを置いてて、前の日の夕食の時に次の日の家族全員の予定を書くようにしてるよ。

家族の予定共有用ホワイトボード

それは、予定の確認のため?
そうだねー。
私がWワークしてた時期があって、発熱とか怪我で急ぎのお迎えが必要になった時、どっちの職場に居るかでお迎えにかかる時間がかなり変わったの。だからあらかじめ今日はこっちだよ、って言うようになって、そのまま続けてる。
なるほどねー
いずれは「ファミリーコマンドセンター」を作りたいんだけどね。
「ファミリーコマンドセンター」って?なんか素敵な響き…!
平たく言うと「家族の情報集約コーナー」かな?カレンダーやお便りや伝言板を、使いやすく見やすく、かつインテリアとしても素敵に!みたいな。
検索すると、素敵な画像がいっぱい出てくるね…
素敵だよね!ずっと憧れてて、目指すはそこなんだけど、道のりは遠い(笑

家族での情報共有は、防災的にもメリットあり!

さて。
いつもしも編集部のママたちが、「いつも」の生活で情報共有のために使っているアプリやその使い方をいろいろ紹介してきたわけだけど、これって「もしも」のための備えにもつながるんだよね。

夫婦で防災意識を共有する

トコさんみたいに、見直しのタイミングをリマインダーでセットしておくと、忘れなくていいよね。
必要なグッズのリストを共有してるのも、すごくいいと思います!
気づいた方が買い足しておけるし、チェック済みにすれば重複して買うこともないもんね。
そうなの、意外と夫が自分の買い物のついでに買ってきてくれたりするようになった。
理想的な使い方!家族のことなのに、結局備えを気にしてるのがママだけってなるとしんどいもんね…
ですね。ママ防災士のリサさんもコラムでおっしゃってましたけど、防災をする上で、家族間での防災意識の温度差って課題ですもんね。
情報だけじゃなく、意識の共有もできるってことだね。

もしものときに必要な情報を抱え込まない

もしものときの情報を共有しておくのも大事ですよね。
あまり考えたくはないけど、自分がいなくなったときのことも、一度は考えておくべきだと思う。
そうだね。大人だし、夫婦ですべてを共有する必要はないけど、必要な情報はわかるように整理しておくべきだよね。
うん、緊急連絡先保険情報、あとは口座情報とかかな。基本的な管理はママがやっているとしても、「ここを見ればわかる」ようにしておくのが大事だよね。

離れているときの不安を和らげる

「ファミリーコマンドセンター」みたいに、家族全員の予定がすぐわかるようにしておくのは、防災上もいいね。
そうだね、災害が起こって連絡がつかなくなった時に、どこで何しているか知っているのは大きい
特に子どもと離れてるとね。子どもにとっても、お迎えにいつ来るかわからないのと、たとえ長くてもどのくらいかかるかわかるのとでは、きっと全然違う。
あらかじめ、離れているときに災害が起きたらどうなるか家族で話しておくのも大事ですし、その上で「じゃあ今だったらどう待ち合わせるか」を考えられるのがいいですよね。

おすすめの情報共有アプリ・ツールまとめ

というわけで、まとめです!

備えのために、あるいは、いざというときにすぐ会えるように、家族間での情報の共有はとても大切。

いつもの生活も便利にしてくれて、もしもの備えもできる情報共有ツールの導入を家族で検討してみましょう!
ご紹介したアプリやツール、活用方法をまとめましたので、参考にしてみてくださいね。

カレンダーで管理がおすすめ

  • 出勤日
  • 出張予定
  • 子どもの習い事
  • 学校・園イベント
  • 定期的にやりたいこと など

いつものメリット

スケジュール(予定)がわかるのが大きな特長。月単位、週単位の切り替えが容易で、先のことを見渡しやすい。

もしものメリット

その日、誰が何をしているのかが把握できるので、急に連絡が取れなくなっても見通しが立つ。

おすすめアプリ

  • iPhone標準カレンダー
  • Android標準カレンダー
  • Googleカレンダー
  • TimeTree

todoリスト・リマインダーで管理がおすすめ

はっきりとしたスケジュールを伴わないタスク

  • 次にスーパーに行ったときに買う物リスト
  • そろそろサンタへのリクエストを聞いておく
  • 近日中に銀行に行く など

いつものメリット

ひとつひとつのタスクの進捗が管理しやすい。各タスクの状態がすぐに確認でき、いついつまで、といった期限の設定も可能なものが多い。
また、並べ替えが可能なので、優先順位の高いものを上に持って来る、などの変更も可能。

もしものメリット

備蓄の見直しが必要なものやタイミングを管理しやすい。

おすすめアプリ

  • iPhone標準リマインダー
  • Evernote
  • ふせんウィジェット
  • リマインくん

メモ帳での管理がおすすめ

  • 宅配サービスで頼むものリスト
  • 実家の住所
  • 親戚情報
  • お年玉リスト
  • 支払いメモ など

いつものメリット

情報をストックしておける。いつでも必要なタイミングで見られる。

もしものメリット

あちこちアクセスしなくても、まとまった情報が確認できる。

おすすめアプリ

  • iPhone標準メモ帳
  • Evernote

check!

iPhone標準のメモ帳アプリについても、リマインダーと同様にiOS13で大幅なアップデートが行われました。メモ帳に添付した画像が自動的にPDF(文書ファイル)に変換されるようになり、メモ帳に保存したテキスト自体も、メモ帳内で簡単にPDFに変換できるようになっています。

クラウドサービスでの管理がおすすめ

  • 紙のおたより
  • 共有して編集したいファイル など

いつものメリット

共有が簡単で、場所を選ばずに確認できる。

もしものメリット

紙がなくなってもバックアップできている。

おすすめアプリ

  • Dropbox
  • Googleドライブ
  • iCloud
  • OneDrive
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